Der Saal ist schön, das Essen ist gut, die Stimmung ist in Ordnung. Und um halb neun sieht der Raum aus wie euer Organigramm. Der Vertrieb sitzt links, die Produktion rechts, die IT hat sich in der Ecke bei der Bar eingerichtet, und die vier Kolleginnen, die seit dem Frühjahr da sind, stehen bei den Stehtischen und reden miteinander, weil sie sonst niemanden kennen.
Danach heißt es oft, die Leute wollten sich eben nicht mischen. Das stimmt selten. Die meisten Menschen hätten nichts dagegen, sie tun es nur nicht von allein. Woran das liegt und an welchen Stellen ihr als Orga-Team tatsächlich etwas ausrichten könnt, steht in diesem Artikel. Geschrieben ist er für Betriebe in der Größenordnung von hundert bis fünfhundert Mitarbeitenden, also dort, wo Menschen im selben Saal stehen, die sich im Alltag nie begegnen.
Das Problem ist nicht Unfreundlichkeit, sondern Unsicherheit
Wer auf ein Fest kommt, sucht zuerst ein bekanntes Gesicht. Das ist kein Charakterfehler, sondern der schnellste Weg, sich sicher zu fühlen. Sobald dieser Platz gefunden ist, wird er verteidigt. Aufstehen und sich zu einer fremden Gruppe stellen bedeutet, ein Gespräch zu unterbrechen, sich vorzustellen und das Risiko einzugehen, dass es zäh wird. Für die meisten überwiegt das Risiko den Ertrag.
Dazu kommt eine ganz praktische Hürde: Woher soll die Kollegin aus dem Einkauf wissen, worüber sie mit dem Kollegen aus der Fertigung reden soll? Es fehlt nicht an gutem Willen, es fehlt an einem Anlass. Genau da könnt ihr ansetzen, und zwar an fünf Stellen: beim Ankommen, bei der Sitzordnung, beim Ablauf, bei den Gesprächsanlässen und beim Tag danach.
Die erste halbe Stunde entscheidet den ganzen Abend
In den ersten dreißig Minuten friert die Gruppenbildung ein. Wer zusammen ankommt, bleibt zusammen. Wer sich zuerst setzt, steht selten wieder auf. Deshalb ist das Ankommen der Moment mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
Keine Sitzplätze in der ersten Stunde. Wenn ihr könnt, beginnt mit einem Stehempfang. Stehende Menschen wechseln die Gruppe um ein Vielfaches häufiger als sitzende.1 Sobald sich jemand hingesetzt hat, ist der Abend für diese Person weitgehend entschieden.
Stehtische mit fünf Plätzen, nicht mit zehn. An einem großen Tisch entstehen zwei Gespräche, in die niemand mehr hineinkommt. Kleine Tische zwingen zu einem Gespräch und lassen trotzdem noch jemanden dazutreten.
Namensschilder, die etwas hergeben. Ein Schild mit dem Namen allein hilft niemandem. Nehmt drei Zeilen: Vorname groß, darunter klein die Abteilung, und als dritte Zeile etwas, das ein Gespräch eröffnet. Das Eintrittsjahr funktioniert gut, ebenso der Standort oder der Heimatort. Wer liest, dass sein Gegenüber seit 1998 dabei ist, hat sofort eine Frage.
Eine Person, die Menschen verkuppelt. Bestimmt zwei oder drei Leute, die an dem Abend keine anderen Aufgaben haben und deren einziger Job es ist, Gruppen zusammenzuführen. „Darf ich dir Markus vorstellen, ihr habt beide an dem Standortprojekt gearbeitet." Das klingt banal und ist die wirksamste Einzelmaßnahme, die wir kennen. Wichtig: Diese Rolle braucht Menschen, die das gerne machen, nicht die Geschäftsführung aus Pflichtgefühl.
Für kleinere Teams: Bei unter sechzig Personen braucht ihr keine Namensschilder. Da genügt es, den Empfang so zu legen, dass nicht alle gleichzeitig eintreffen, etwa mit einem versetzten Beginn für die Schichten.
Die Sitzordnung ist eure stärkste und unbeliebteste Stellschraube
Freie Platzwahl klingt großzügig und produziert zuverlässig Abteilungsklumpen. Wenn ihr an diesem Abend eine einzige unpopuläre Entscheidung trefft, dann diese.
Eine Sitzordnung mischt allerdings nur dann gut, wenn sie nicht rein zufällig ist. Reiner Zufall setzt regelmäßig eine Person allein zwischen neun Fremde, und diese Person hat einen langen Abend. Bewährt hat sich eine Mischung mit Ankern:
- Zwei bis drei Personen pro Abteilung an einen Tisch. Nie eine allein. Jede Person hat damit einen vertrauten Rücken und trotzdem sieben neue Gesichter.
- Führungskräfte verteilen. Ein Tisch, an dem die halbe Geschäftsleitung sitzt, ist für alle anderen ein Tisch, an den man sich nicht setzt.
- Neue Mitarbeitende bewusst platzieren, und zwar nicht alle zusammen. Wer seit drei Monaten dabei ist, sitzt idealerweise neben jemandem, der seit fünfzehn Jahren da ist und gerne erzählt.
- Sprachen und Schichten mitdenken. Wenn in der Produktion mehrere Sprachen gesprochen werden, setzt an jeden Tisch mindestens zwei Personen, die sich in derselben Sprache unterhalten können.
Der zweite Teil der Sitzordnung ist der Platzwechsel. Nach dem Hauptgang ist der natürliche Moment: Die Tische werden abgeräumt, die Nachspeise kommt an ein Buffet, und die Plätze werden neu vergeben. Wer das ankündigt, bevor der erste Gang kommt, erntet Murren. Wer es einfach macht, indem die Nachspeise woanders steht, erreicht dasselbe ohne Diskussion.
Der Ablauf braucht Lücken
Der häufigste Fehler bei durchgeplanten Firmenfeiern ist ein zu dichtes Programm. Wenn alle zwanzig Minuten etwas auf der Bühne passiert, entsteht nie ein Gespräch, das länger als zwanzig Minuten dauert. Und genau solche Gespräche sind es, nach denen sich zwei Menschen im Jänner in der Kaffeeküche wiedererkennen.
Ein paar Faustregeln, die sich in der Praxis halten:
Reden kurz und früh. Alles, was gesagt werden muss, gehört in die erste Stunde. Eine Ansprache um 22 Uhr unterbricht genau die Gespräche, die ihr den ganzen Abend erzeugen wolltet.
Buffet statt Tellergericht. Die Schlange am Buffet ist der beste Mixer, den ihr kostenlos bekommt. Menschen stehen zufällig nebeneinander, haben ein Thema vor sich und wieder eine Ausrede, weiterzugehen. Zwei kleinere Buffets an unterschiedlichen Enden des Raums schlagen ein großes.
Die Bar gehört nicht in die Ecke. Getränkeausgabe, Nachspeise und Fotostation sollten möglichst weit auseinanderliegen. Jeder Weg durch den Raum ist eine Gelegenheit.
Stationen statt Bühne. Wenn ihr ein Programm wollt, verteilt es im Raum: eine Fotostation, ein Tisch mit alten Firmenfotos, eine Verkostung, ein Tischkicker. Stationen funktionieren parallel und freiwillig. Eine Bühne funktioniert seriell und macht aus allen anderen ein Publikum.
Für kleinere Teams: Ein einziges Buffet reicht, dafür lohnt sich die Trennung von Essen und Getränken umso mehr. Wenn beides am selben Tisch steht, steht der halbe Betrieb an einer Stelle und der Rest des Raums bleibt leer.
Gespräche brauchen Anlässe, keine Spiele
An dieser Stelle schlagen Agenturen gerne Kennenlernspiele vor. Speed-Dating, Postkarten ziehen, zwei Wahrheiten und eine Lüge. Bei Erwachsenen im Betriebskontext funktioniert das selten, und zwar aus einem einfachen Grund: Es ist verpflichtend, es findet vor Publikum statt, und wer nicht mitmacht, fällt auf. Damit erzeugt ihr genau den Druck, den Menschen auf einer Feier vermeiden wollen.
Was stattdessen funktioniert, erfüllt drei Bedingungen. Es läuft parallel, also nicht einer nach dem anderen vor allen. Es ist freiwillig, wer vorbeigeht verliert nichts. Und es gibt den Leuten etwas Gemeinsames zu tun oder anzuschauen, statt sie zum Übereinander-Reden aufzufordern.
Ein Tisch mit ausgedruckten Fotos der letzten zwanzig Jahre erfüllt alle drei Bedingungen. Eine Verkostung auch. Und Foto-Challenges, die genau deshalb der wirksamste Punkt auf dieser Liste sind.
Challenges: die Aufgabe nimmt den ersten Schritt ab
Eine Foto-Challenge ist eine kleine Aufgabe, die ihr vorher festlegt und die im Lauf des Abends aktiv wird. „Macht ein Foto mit jemandem aus einer anderen Abteilung." „Macht ein Selfie mit jemandem, den ihr bisher nur als Kachel im Videocall kennt." „Fotografiert die Person, die euch heute etwas Neues erzählt hat."
Der Trick daran ist nicht das Foto. Der Trick ist, dass die Aufgabe den ersten Satz liefert.
Das Schwierigste an einem Gespräch mit einer fremden Kollegin ist nämlich nicht das Gespräch, sondern der Einstieg. Wer jemanden anspricht, muss einen Grund haben, und „ich wollte dich kennenlernen" ist vielen zu direkt. Eine Challenge liefert diesen Grund frei Haus: Es war nicht meine Idee, es steht da als Aufgabe. Und wenn es zäh wird, kann man sich hinter der Aufgabe zurückziehen, ohne dass es jemandem peinlich ist. Genau diesen Notausgang nehmen Kennenlernspiele den Leuten weg, und genau daran scheitern sie.
Die Fotos sind der zweite Effekt, nicht der erste
Was danach passiert, wird meist unterschätzt. Die Bilder landen auf der Leinwand, und dort stehen zwei Menschen davor, die sich auch nicht kennen, und sehen ein Foto von zwei anderen, die sich sichtbar gerade erst kennengelernt haben. Meistens ist es unscharf, jemand lacht schief, im Hintergrund läuft jemand durchs Bild. Darüber redet man. Aus einer Begegnung werden auf diesem Weg mehrere.
Dazu kommt ein Signal, das ihr sonst nur schwer setzen könnt: Sobald die ersten Challenge-Fotos zu sehen sind, ist im Raum sichtbar, dass man das hier macht. Für alle, die noch zögern, sinkt damit die Hürde deutlich. Ein Aufruf von der Bühne erreicht das nie, weil er nach Pflicht klingt. Zwölf Fotos auf der Leinwand schaffen es, weil sie nach Normalität aussehen.
Wie ihr Challenges sinnvoll über den Abend legt
Bei EventWall bekommt jede Challenge eine Startzeit und eine Dauer, sie überschneiden sich nicht und laufen deshalb nacheinander. Das ist praktischer, als es klingt, weil ihr sie damit auf die Phasen des Abends legen könnt:
- Beim Ankommen etwas ganz Niedrigschwelliges, das keine Überwindung kostet. Ein Gruppenfoto mit allen, die gerade in Reichweite stehen.
- Nach dem Hauptgang, wenn alle satt und deutlich lockerer sind, die eigentliche Mischaufgabe: das Foto mit jemandem aus einer anderen Abteilung, von einem anderen Standort oder aus einer anderen Schicht.
- Später am Abend etwas Lustiges ohne jeden Zweck. Zwei Personen mit denselben Schuhen. Das Projekt des Jahres als Standbild nachgestellt, ohne Worte.
Drei bis fünf Challenges über einen Abend reichen völlig. Wer zehn ansetzt, hat wieder ein Programm gebaut, und damit ist die Freiwilligkeit weg.2
Zwei Dinge, die wir euch ans Herz legen: Formuliert die Aufgaben so, dass niemand im Mittelpunkt steht. „Macht ein Foto mit" ist gut, „stellt euch vor allen vor" ist es nicht. Und wenn ihr etwas auslobt, dann für das Mitmachen, nicht für das beste Bild. Sobald daraus ein Wettbewerb wird, steigen genau die Menschen aus, die ihr eigentlich erreichen wolltet.
Was am Montag übrig bleibt
Der unterschätzte Teil einer Firmenfeier ist die Woche danach. Neue Kontakte verblassen schnell, wenn nichts sie verankert. Wer am Freitag zwei Stunden mit jemandem aus einer anderen Abteilung geredet hat, grüßt am Montag freundlich und ruft trotzdem nie an.
Was hilft, ist ein gemeinsamer Bezugspunkt, der die Feier überlebt. Fotos sind der naheliegendste, weil sie in der Kaffeeküche ein Gespräch eröffnen, ohne dass jemand etwas organisieren muss. Vorausgesetzt, es gibt sie überhaupt und sie liegen nicht in fünf verschiedenen Chatgruppen.
Ebenfalls wirksam, aber selten gemacht: Wenn ihr in den Tagen danach ohnehin eine Mail an alle schickt, nennt konkrete Momente statt allgemeiner Dankesformeln. „Danke an die Kolleginnen aus der Logistik für den Auftritt nach dem Hauptgang" wird gelesen. „Danke für den schönen Abend" nicht.
Für kleinere Teams: Hier zahlt sich der Montag am meisten aus. In einem Betrieb mit vierzig Leuten kennt nach einer guten Feier tatsächlich jede Person jede andere, und dieser Zustand hält bis zum nächsten Sommer, wenn ihr ihn einmal anstoßt.
Wo eine gemeinsame Foto-Wall hineinpasst
Eine Foto-Wall ersetzt keine Sitzordnung und keinen Menschen, der Leute miteinander bekannt macht. Sie ist aber der Ort, an dem die Challenges aus dem vorigen Abschnitt zusammenlaufen, und sie deckt gleich mehrere der Punkte oben ab, ohne selbst ein Programmpunkt zu sein.
Während des Abends ist sie eine Station im Raum: Es läuft eine Diashow auf der Leinwand, Gäste laden per QR-Code Fotos vom Smartphone hoch, ohne App und ohne Anmeldung, und vor dem Bildschirm stehen automatisch Menschen nebeneinander, die auf dasselbe schauen. Wer nicht mitmachen möchte, geht vorbei und verpasst nichts.
Nach dem Abend ist sie der gemeinsame Bezugspunkt: Alle Bilder liegen an einem Ort statt in fünf Chatgruppen. Ihr als Veranstalter ladet sie anschließend in voller Auflösung3 herunter, einzeln oder als Archiv, und gebt sie so weiter, wie es zu eurem Unternehmen passt. Die Belegschaft bekommt den Galerie-Link zum Anschauen. Wenn ihr mit Moderation arbeitet, erscheint außerdem kein Foto auf der Leinwand, bevor jemand aus eurem Team es freigegeben hat.
Wie das rechtlich sauber läuft, haben wir in einem eigenen Artikel beschrieben: Fotos auf der Firmenfeier ohne DSGVO-Kopfschmerzen. Für Firmenevents allgemein gibt es eine eigene Seite.
Checkliste für den nächsten Betriebsabend
- Beginn als Stehempfang planen, mindestens vierzig Minuten ohne feste Plätze.
- Stehtische für vier bis fünf Personen statt großer Runden.
- Namensschilder mit Vorname, Abteilung und einer dritten Zeile als Gesprächsanlass.
- Zwei bis drei Personen benennen, deren Aufgabe an dem Abend das Vorstellen ist.
- Sitzordnung mit Ankern bauen, nie eine Person allein aus ihrer Abteilung.
- Führungskräfte und neue Mitarbeitende bewusst über die Tische verteilen.
- Sprachen und Schichten bei der Tischplanung berücksichtigen.
- Platzwechsel nach dem Hauptgang über den Ort der Nachspeise erzwingen.
- Alle Reden in die erste Stunde legen.
- Buffet, Bar und Fotostation weit auseinander positionieren.
- Zwei bis drei parallele, freiwillige Stationen statt Bühnenprogramm.
- Drei bis fünf Foto-Challenges vorbereiten, davon mindestens eine, die gezielt über Abteilungen, Standorte oder Schichten hinweg mischt.
- Die Challenges auf die Phasen des Abends legen, die mischende Aufgabe nach dem Hauptgang.
- Aufgaben so formulieren, dass niemand vor allen im Mittelpunkt steht.
- Vorher festlegen, wer die Fotos nach dem Event herunterlädt und auf welchem Weg sie zur Belegschaft kommen.
Häufige Fragen
Setzt sich nach dem ersten Gang nicht ohnehin jeder wieder um?
Ein Teil ja, die meisten nicht. Wer einmal sitzt, bleibt in der Regel. Deshalb wirkt eine Sitzordnung stärker als alles, was ihr später am Abend versucht.
Wie viel Programm ist zu viel?
Als Richtwert: Zwischen zwei festen Programmpunkten sollten mindestens fünfundvierzig Minuten liegen. Alles darunter unterbricht mehr Gespräche, als es erzeugt.
Was ist mit Kolleg:innen, die einfach ihre Ruhe wollen?
Die soll es geben. Deshalb sind Freiwilligkeit und parallele Stationen so wichtig. Eine gute Feier hat auch Ecken, in denen man in Ruhe sitzen kann, ohne dabei aufzufallen.
Machen bei Challenges wirklich alle mit?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Erfahrungsgemäß macht ein Teil der Gäste aktiv mit, ein größerer Teil schaut zu, und beides funktioniert. Entscheidend ist, dass Zuschauen keine Absage ist: Wer nur auf die Leinwand blickt, hat trotzdem ein Thema mit der Person daneben.
Lohnt sich das alles bei einer kleinen Feier?
Bei unter sechzig Personen sind Sitzordnung und Namensschilder meist überflüssig. Die Punkte zum Ablauf, zu den Stationen und zum Tag danach gelten dagegen unabhängig von der Größe.
Ihr plant gerade euren nächsten Betriebsabend? Auf event-wall.com/corporate findet ihr alles zu Firmenevents, oder ihr legt euch direkt ein Konto an und probiert eine Wall kostenlos aus.