Fotos auf der Firmenfeier: So sammelt ihr sie ohne DSGVO-Kopfschmerzen

Es ist kurz nach Mitternacht, die Weihnachtsfeier läuft aus, und jemand sagt den Satz, den jedes Orga-Team kennt: „Schickt eure Fotos einfach in die Gruppe." Am nächsten Morgen existieren fünf Gruppen. In zweien ist die Geschäftsführung, in dreien nicht. Ein Bild der Kollegin aus der Buchhaltung, das sie so nie freigegeben hätte, liegt auf vierzig Smartphones. Und irgendwann fragt jemand aus HR, ob das eigentlich alles so passt.

Die kurze Antwort: eher nicht. Die lange Antwort steht in diesem Artikel.

Warum eure Firmenfeier rechtlich etwas anderes ist als eine private Party

Bei der Hochzeit eures Bruders greift für die Gastgeber in aller Regel die Haushaltsausnahme der DSGVO (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rein private Feiern fallen nicht unter die Verordnung, solange die Fotos im privaten Kreis bleiben.

Bei der Firmenfeier sieht das anders aus. Sobald ein Unternehmen eine Veranstaltung ausrichtet, dort Fotos von Beschäftigten entstehen lässt und diese auf einer Leinwand zeigt, speichert oder später verwendet, ist das eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Verantwortlich seid ihr als Arbeitgeber, nicht die Kollegin, die auf den Auslöser gedrückt hat. Die Haushaltsausnahme hilft euch hier nicht.

Das ist kein Grund, auf Fotos zu verzichten. Es ist ein Grund, den Ablauf einmal sauber aufzusetzen. Danach ist es Routine, und ihr könnt sie für jedes weitere Event wiederverwenden.

Zwei Rechtsgebiete, die ihr auseinanderhalten solltet

Fotos von Menschen berühren in der DACH-Region zwei verschiedene Regelwerke. Wer nur an eines denkt, übersieht zuverlässig das andere.

DSGVO: das Anfertigen und Speichern

Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, ist ein personenbezogenes Datum. Für jede Verarbeitung braucht ihr eine Rechtsgrundlage, eine Information der Betroffenen nach Art. 13 DSGVO, einen festgelegten Zweck und eine Antwort auf die Frage, wann die Daten wieder verschwinden.

Recht am eigenen Bild: das Zeigen und Verbreiten

Parallel dazu schützt das Recht am eigenen Bild die Veröffentlichung. In Deutschland über §§ 22, 23 KUG, in Österreich über § 78 UrhG. Vereinfacht gesagt: Ein Bildnis darf grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person öffentlich zur Schau gestellt werden, und berechtigte Interessen der Abgebildeten dürfen nicht verletzt werden.

Wer beide Anforderungen erfüllt, hat die Frage für sich erledigt.¹

Die Rechtsgrundlage: warum Einwilligung im Arbeitsverhältnis heikel ist

Der naheliegende Weg ist die Einwilligung. Im Beschäftigungsverhältnis hat sie allerdings eine Schwachstelle, die Aufsichtsbehörden und Gerichte sehr genau prüfen: das Machtgefälle zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten.

Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie freiwillig ist. Und freiwillig ist sie nur, wenn ein Nein folgenlos bleibt. Wer vor versammelter Mannschaft gefragt wird, ob er auf die Leinwand möchte, sagt selten ehrlich Nein. In Deutschland verlangt § 26 Abs. 2 BDSG für Einwilligungen von Beschäftigten zusätzlich grundsätzlich Schriftform sowie eine Aufklärung über den Widerruf.

Praktisch bedeutet das drei Dinge:

• Vorher fragen, nicht nachher. Ein Absatz in der Einladungsmail ist deutlich mehr wert als ein Aushang neben der Bar.
• Ein Nein muss leicht sein. Wer nicht auf die Wall möchte, sagt das einmal formlos an eine Ansprechperson und muss die Entscheidung nicht begründen.
• Widerruf jederzeit. Eine Einwilligung ist keine Einbahnstraße. Wenn sich jemand drei Wochen später meldet, muss das Bild verschwinden können, und zwar überall.

Information ist keine Einwilligung

Hier passiert der häufigste Fehler, und er passiert meistens in gutem Glauben. Ein Hinweis in der Einladung informiert die Belegschaft, er holt aber keine Zustimmung ein. Und Schweigen ist keine Zustimmung: Wer nicht widerspricht, hat nicht eingewilligt. Wenn ihr am Ende in eurer Dokumentation „Rechtsgrundlage: Einwilligung" stehen habt, aber nie jemand aktiv zugestimmt hat, verarbeitet ihr die Fotos ohne die Grundlage, die ihr zu haben glaubt.

Eine Einwilligung braucht deshalb eine aktive Handlung jeder betroffenen Person. Für Beschäftigte verlangt § 26 Abs. 2 BDSG in Deutschland dafür grundsätzlich die Schriftform oder die elektronische Form. In der Praxis reicht dafür wenig: ein Häkchen bei der Anmeldung zur Feier, eine kurze Antwort auf die Einladungsmail oder eine Spalte auf der Teilnehmerliste, die man ankreuzt.

Wenn euch dieser Aufwand zu groß ist, ist das eine legitime Entscheidung. Dann müsst ihr euch aber ehrlich auf eine andere Grundlage stützen und das auch so dokumentieren. Für rein interne, dokumentarische Aufnahmen kann im Einzelfall das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO tragen, samt Interessenabwägung, die ihr festhaltet. In diesem Fall ist der Widerspruch das passende Instrument, nicht die Einwilligung.

Was nicht funktioniert, ist die Mischung aus beidem: informieren, keine Zustimmung einholen, und das Ergebnis trotzdem Einwilligung nennen.

Sobald die Bilder ins Marketing, auf LinkedIn oder auf die Karriereseite wandern, führt an einer echten, nachweisbaren Einwilligung ohnehin kein Weg vorbei.

Woran die WhatsApp-Gruppe scheitert

Die Gruppe ist bequem, deshalb ist sie so verbreitet. Sie erfüllt aber keinen einzigen der Punkte oben.

1. Keine Kontrolle vor der Verbreitung. Ein Foto ist verschickt, bevor irgendjemand es gesehen hat. Zurückholen ist ausgeschlossen.
2. Keine Löschmöglichkeit. Ihr könnt eine Nachricht aus der Gruppe entfernen. Von den Geräten der vierzig Empfänger bekommt ihr sie nicht mehr weg.
3. Kein definierter Empfängerkreis. Gruppen werden weitergeleitet, Screenshots wandern, ehemalige Kolleginnen bleiben Mitglied.
4. Keine Nachweisbarkeit. Wenn jemand fragt, wer wann was freigegeben hat, habt ihr nichts in der Hand.
5. Keine Trennung von Privat und Firma. Wer nicht in der Gruppe ist, bekommt nichts. Wer drin ist, gibt seine private Handynummer an alle anderen weiter.

Dazu kommt der praktische Ärger: Die Bilder sind komprimiert, über mehrere Chats verstreut und nach ein paar Monaten schlicht nicht mehr auffindbar.

Wie eine moderierte Foto-Wall das Problem entschärft

Eine Foto-Wall löst nicht eure Rechtsfragen. Sie gibt euch aber die Werkzeuge, mit denen sich die Antworten überhaupt umsetzen lassen. Bei EventWall sieht das so aus:

Zutritt nur über euren Link. Auf die Wall kommt, wer den Link oder den QR-Code von euch bekommen hat. Öffentlich gelistet wird sie nicht. Damit ist der Empfängerkreis das erste Mal wirklich definiert.

Freigabe vor der Anzeige. Mit aktivierter Moderation erscheint kein Foto auf der Leinwand, bevor jemand aus eurem Team es freigegeben hat. Das ist der entscheidende Unterschied zur Gruppe: Zwischen Hochladen und Sichtbarwerden liegt eine bewusste Entscheidung.

Dauerhaft löschen. Einzelne Bilder entfernt ihr dauerhaft, auf der Leinwand und in der Galerie. Ein Widerruf lässt sich damit tatsächlich umsetzen, nicht nur zusagen.

Wenig Daten von den Gästen. Kein App-Download, keine Registrierung, kein Social-Media-Konto. Selbst eingeben müssen eure Gäste nur das Foto, dazu optional eine Bildunterschrift und einen Namen. Wer ohne Namen mitmachen möchte, kann das.²

Speicherort in der EU. Fotos und die zugehörigen Datenbank-Backups liegen bei unserem Infrastrukturpartner in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Welche Dienstleister darüber hinaus beteiligt sind, steht vollständig in unserer Datenschutzrichtlinie, damit ihr es in eurem Verarbeitungsverzeichnis abbilden könnt.

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Weil ihr als Unternehmen Verantwortliche seid und wir für euch verarbeiten, braucht ihr einen AVV. Für gewerbliche Veranstalter schließen wir ihn ab, eine kurze Nachricht genügt.

Der Teil, den fast alle vergessen: die Zeit nach dem Event

Der Abend ist vorbei, die Leinwand ist aus, und damit hört die Verantwortung nicht auf. Drei Punkte, an denen es in der Praxis am häufigsten hakt:

Zweckbindung. Fotos, die für die interne Feier gesammelt wurden, sind nicht automatisch Marketingmaterial. Wenn das Bild vom Sommerfest ein halbes Jahr später in der Stellenanzeige auftaucht, ist das ein neuer Zweck und braucht eine eigene Einwilligung der erkennbaren Personen.

Löschkonzept. Legt vorher fest, wie lange die Bilder verfügbar bleiben sollen, etwa vier Wochen für den Download durch das Team, und wer die Wall danach löscht. Bei EventWall bleiben die Fotos gespeichert, bis ihr sie löscht, entweder einzeln, als gesamte Wall oder mit dem Konto. Das ist bewusst eure Entscheidung, aber genau deshalb braucht sie einen Termin und eine verantwortliche Person.

Ausgeschiedene Beschäftigte. Wer das Unternehmen verlässt, denkt selten an die Fotowand vom letzten Kick-off. Ein Löschtermin erledigt diesen Fall automatisch mit.

Ein Textbaustein für die Einladung

Der größte Teil der Arbeit ist ein Absatz, den ihr einmal schreibt und danach für jedes Event wiederverwendet. Als Ausgangspunkt könnt ihr diesen hier nehmen und an eure Situation anpassen:

Bei unserer Feier am 12. Dezember stellen wir eine digitale Foto-Wall auf. Wer möchte, kann über einen QR-Code Fotos vom Abend hochladen, die dann auf der Leinwand im Saal erscheinen. Alle Bilder werden vor der Anzeige von [Name der verantwortlichen Person] freigegeben. Die Fotos sind ausschließlich für die Teilnehmenden dieser Veranstaltung bestimmt und stehen bis zum 15. Jänner zum Herunterladen bereit. Danach löschen wir die Wall vollständig. Eine Verwendung für Werbung oder Social Media findet nicht statt. Wenn du nicht fotografiert werden möchtest oder ein Bild entfernt haben willst, genügt eine kurze Nachricht an [Mailadresse], auch noch nach der Feier.

Vier Angaben machen diesen Absatz brauchbar: Wer entscheidet, wie lange die Bilder bleiben, wofür sie nicht verwendet werden und an wen man sich wendet. Fehlt eine davon, entsteht genau die Unsicherheit, die später zu unangenehmen Gesprächen führt.

Was dieser Absatz nicht leistet

Er ist eine Ankündigung. Er ist weder die Einwilligung noch die vollständige Datenschutzinformation, und er sollte auch nicht als solche verkauft werden.

Zur Einwilligung fehlt ihm die aktive Zustimmung, siehe oben. Zur Information nach Art. 13 DSGVO fehlen ihm mehrere Pflichtangaben: wer Verantwortlicher ist und wie er erreichbar ist, gegebenenfalls die Datenschutzbeauftragten, die konkrete Rechtsgrundlage, die Speicherdauer, die Empfänger, die Rechte der Beschäftigten auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Widerruf sowie das Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Das gehört nicht alles in eine Einladungsmail. Der übliche Weg ist ein Satz am Ende der Ankündigung, der auf eure vollständige Datenschutzinformation verweist, etwa: „Alle Details zur Verarbeitung findest du unter [Link], Fragen beantwortet [Datenschutzkontakt]."

Wenn es in eurem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, holt ihn früh dazu. Foto-Aktionen im Betrieb sind je nach Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig, und die Abstimmung dauert deutlich kürzer, wenn sie vor der Einladung stattfindet und nicht danach.

Checkliste für eure nächste Firmenfeier

1. Zweck festlegen: Nur Unterhaltung am Abend, interne Doku oder auch externe Kommunikation?
2. Rechtsgrundlage bestimmen und dokumentieren. Bei Einwilligung folgt Schritt 3, bei berechtigtem Interesse haltet stattdessen die Interessenabwägung fest.
3. Einwilligung aktiv einholen, wenn sie eure Grundlage ist: eine Rückmeldung pro Person, für Beschäftigte in Deutschland grundsätzlich schriftlich oder elektronisch. Ein Hinweis ohne Antwort zählt nicht.
4. Vorab informieren, am besten schriftlich in der Einladung: Was passiert mit den Bildern, wie lange, wer bekommt sie zu sehen, wie widerruft man.
5. In dieser Information auf eure vollständige Datenschutzinformation verlinken, mit Verantwortlichem, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Betroffenenrechten und Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde.
6. Betriebsrat einbinden, wenn es einen gibt. Foto-Aktionen im Betrieb sind häufig mitbestimmungspflichtig.
7. Widerspruchs- und Widerrufsmöglichkeit benennen: eine Person, eine Mailadresse, kein Formularmarathon.
8. Moderation aktivieren, damit kein Bild ungeprüft auf die Leinwand kommt.
9. Vor Ort sichtbar auf die Foto-Wall hinweisen, etwa mit einem Schild am Eingang und beim Buffet.
10. AVV mit dem Anbieter abschließen, bevor das erste Foto hochgeladen wird.
11. Löschtermin setzen und eine verantwortliche Person eintragen.
12. Vor jeder Weiterverwendung im Marketing eine separate Einwilligung der Abgebildeten einholen.

Die Punkte eins bis sieben kosten euch beim ersten Mal vielleicht eine Stunde. Beim zweiten Event kopiert ihr den Absatz aus der alten Einladung.

Für Eventagenturen und Caterer

Wenn ihr Events für Kundinnen und Kunden ausrichtet, verschiebt sich die Rollenverteilung. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist in der Regel euer Kunde als Veranstalter, ihr seid dazwischen. Klärt daher früh im Angebot, wer die Gäste informiert, wer moderiert und wer nach dem Event löscht. Das ist kein Papierkram um seiner selbst willen, sondern ein Argument im Verkaufsgespräch: Ihr liefert nicht nur eine Leinwand, sondern einen sauberen Ablauf.

Mit einem Konto lassen sich beliebig viele Kundenevents abwickeln, jeweils mit eigener Wall und eigenem Zugangscode. Details dazu stehen auf unserer Seite für Firmenevents.

Häufige Fragen

Reicht ein Hinweisschild am Eingang als Einwilligung?

Nein. Ein gut sichtbares Schild ist ein wichtiger Baustein der Transparenz, aber es ist weder eine Einwilligung noch die vollständige Information nach Art. 13 DSGVO. Eine Einwilligung setzt eine aktive Zustimmung voraus, und die Pflichtangaben gehören in eine Datenschutzinformation, auf die ihr verweist.

Was ist mit Gruppenfotos, auf denen jemand nicht mitmachen wollte?

Dann gehört die Person nicht aufs Bild. Ein nachträgliches Verpixeln ist möglich, aber unbefriedigend. Einfacher ist es, den Wunsch vorher zu kennen und beim Fotografieren zu berücksichtigen.

Dürfen wir die Fotos danach für Social Media nutzen?

Nur mit einer eigenen Einwilligung der erkennbaren Personen für genau diesen Zweck. Die Zustimmung zur Wall am Abend deckt das nicht ab.

Was passiert, wenn jemand ein unpassendes Bild hochlädt?

Mit Moderation erscheint es gar nicht erst. Ohne Moderation ist es sofort sichtbar, lässt sich aber jederzeit löschen und verschwindet dann umgehend von der Leinwand.

Brauchen unsere Gäste eine App?

Nein. QR-Code scannen, Foto auswählen, fertig. Es genügt der Browser am Smartphone.

Dieser Beitrag gibt einen praktischen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die konkrete Ausgestaltung in eurem Unternehmen zieht bitte eure Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsanwältin hinzu.

Ihr wollt es gleich ausprobieren? Auf event-wall.com/corporate findet ihr alles zu Firmenevents, oder ihr legt euch direkt ein Konto an und erstellt eure erste Wall kostenlos.